【できる人はやっている】仕事で上手に引き継ぎする方法

どんな職場でも、一緒に仕事をするメンバーが
ずっと同じということはありません。

入社、退職、異動などで
メンバーは移り変わっていきます。

そんな時に、
急な「引継ぎ」に悩まされる方
も多いのではないでしょうか？

職種や雇用形態にかかわらず、
社会人として仕事をしていると
引き継ぎをする、される立場になることがあります。

引き継ぎはとても重要な仕事です。

ですが、後任者の仕事に支障が出ないように
業務を引き継ぐのは難しいです。

ですので、
引き継ぎが上手い人は仕事ができる人とも言われます。

今回は、
「後任者に上手く引き継ぎをするためのポイント」についてお話します。

私が受けた引き継ぎで、

という状況から仕事をすることがありました。

本当に大変でしたので、この記事をご覧いただき、
引き継ぎに備えていただけたら嬉しいです。

引き継ぎを受ける方は、引き継いでもらう人に
こんなことをやってもらえるように、
事前に声をかけてみてくださいね。

１．引き継ぐ人の気持ちを知る

仕事を引き継ぐ人は、

「面倒だな」「難しいな」

という気持ちを持ってしまうことが多いです。

自分にとっては慣れた仕事をわざわざ文書にまとめるのは手間ですし、
引継ぎ資料を作成するのに時間がかかることもあります。

マニュアルがあれば随分楽ができますが、
都度修正がされていない資料がたくさんあった場合、
引き継ぐ人が面倒だと感じることもしばしば。

普段からデータを最新のものにしておけばそこまで苦労はないですが、
マニュアルなしで仕事ができてしまう人は
引き継ぐ時に苦労する場合が多いです。

２．引き継がれる人の気持ちを知る

とあるアンケート結果によると、

Q:業務引き継ぎに不満を感じたことはありますか
Q:具体的にどのような点が不満でしたか　　　　

という質問に対し、

A:不満を感じる、と答えたのは65.3%
A:理由は全て引継ぎ資料に関係すること

という回答でした。

引継ぎ資料が十分でないこと

が不満につながっているということがよく分かりますね。

このアンケートから、

漏れのない、わかりやすい引き継ぎ資料を作成することポイントとなることが分かります。

３．業務引き継ぎのポイント

ここからは、業務の引き継ぎをスムーズに進めるポイントを紹介します。

(1) 手順は丁寧に記載する

当たり前だと思われがちですが、
仕事に慣れている人が手順書を作ると、
細かい部分が抜けることが多いです。

抜け漏れがあると、後任がその分大変な思いをします。

マニュアルを見ずに仕事をしてきた人が感覚で資料を作ると、
初めて担当する人には分からない、不完全なものになりやすいです。

引き継ぎ資料を作成する場合は、
初めて資料を見た人でも1人で仕事ができるような、
丁寧な手順を作成しましょう。

(2) 業務や作業のつながり、関係者を明示する

業務のほとんどは、他の業務とつながりがあります。

例えば、SE（システムエンジニア）だった場合、
普段は仕様書や運用マニュアルに基づいて
既存サイトの運用対応を行う業務が主となります。

しかし、機能追加や改修対応をする必要がある際には、

Webサイトの構造やサービス内容の視点も考慮しながら、
これだけの関係者と仕事を進める必要があります。

担当業務でどんな人達とどのように関わるか

を明確に伝えておくと、後任はとても助かります。

もし引き継ぎ後に業務フローが変更になっても、
ある程度業務を知っている人が分かれば、
質問しやすいので、仕事が滞るリスクが減らせます。

(3) 一方的に説明して終わらないようにする

急な人事異動など時間がない場合、
引き継ぎの説明を一方的にするしかない、と感じることもあります。

しかし、引き継ぎをされる側としては、
一方的に話されても理解しきれないことが多いです。

説明の合間に、質問がないか相手に聞いてあげてください。

口頭のみの説明はもってのほかです。

できる限り、引き継ぎ書はデータで残すようにしましょう。

口頭だけの引き継ぎでは作業手順まで引き継げません。

相手がメモをとっていたとしても限界がありますから、
しっかりとデータを残してあげましょう。

４．業務引き継ぎの流れ

ここからは、業務引き継ぎの準備についてお伝えします。

(1) 担当業務をリストアップする

まずは、自分が受け持っている業務をリストアップしましょう。

業務の重要性にかかわらず、
小さなことでも書き出します。

うっかり抜けてしまうと
誰も分からない業務ができてしまいますので、
必ず全業務リストアップしてくださいね。

(2) 引き継ぎスケジュールを作る

「いつまでに」「どの仕事を」「誰に」

業務を引き継ぐか、スケジュールを作成します。

ルーティン業務は、一緒に業務をしながら引き継ぐことで、
作業のポイントや疑問点などを洗い出すことができるので、
後任者に早々に声をかけておきましょう。

(3)  引き継ぎ資料を作る

WordやExcel等、できる限りデータで作成し、保管しましょう。

初めてその業務を担当する人でも、
ひと通り仕事がこなせるような資料を作ってあげてください。

(4) 引き継ぎをする

業務引き継ぎのポイントを確認しながら引き継ぎをしましょう。

以上が簡単な業務引き継ぎの流れです。

当たり前のことが多いかもしれませんが、
意外と抜け漏れがあるので、改めて確認してみてくださいね。

５．業務引き継ぎ後に行うこと

無事に業務引き継ぎが終わったら、
この２点も行いましょう。

(1) 後任者へのフォロー

業務引き継ぎが完了しても、
その業務をすぐ手放さないでください。

後任者がマニュアルを見ながら業務を行ったとしても、
実際に仕事をしてみて生まれる疑問があります。

引き継ぎが終わった後でも、

など、一声かけてフォローしてあげてくださいね。

(2) 関係者への挨拶

社内はもちろんのこと、社外の関係者にも

を連絡しましょう。

重要な取引先や関係者などの場合は、
メールだけではなく実際に出向いて
挨拶と後任者の紹介などを行いましょう。

６．まとめ

いかがですか。

引き継ぎは後任者に自分の仕事内容を伝える仕事です。

ですが、同時に自分の今まで担当した仕事内容を振り返ることにもなります。

例えば、全体の概要が整理しにくい場合、
もしかしたら作業だけに没頭していたかも、という反省もできるんです。

仕事の終わり方、繋ぎ方はとても大切です。

引き継ぎ作業をしっかり行うことで、
相手にわかりやすく伝えることはもちろん、
あなたの今までの仕事ぶりを振り返る機会にしてください。

自分がいなくなった後も、組織がスムーズに活動できるように

あなたがいなくなっても困らない状態を作って、
あなたは新しい場所で活躍しましょう。

今回はこれで終わりにします。
ではまた。