仕事では、メールやチャットでのやりとりが
欠かせないコミュニケーションツールとなっています。
ですが、忙しい中でタイムリーに返信することは
なかなか難しいですよね。
仕事をしていても、
・メールの返信はできる限り早くすべき
・メールは急いで返信する必要はない
と意見が分かれることもあります。
そこで今回は、
メールの返信が遅いとどうなるか
についてお伝えします。
メール返信が遅いとどうなる？
一般的には、
メールの返信が遅いのは好ましくない
と言われています。
理由としては、
返信が遅れることでスケジュールの調整が難しくなったり、
重要な案件が遅延することがあるからです。
また、返信が遅くなりすぎると
相手からの信頼を損なうこともありますので
早く返信できるのであれば
返信してしまった方がよいでしょう。
ただし、
必ずしも返信が早ければ良いというわけでもありません。
緊急性が低いメールであれば急いで返す必要はありませんし、
翌日に返信する程度のスピードであれば問題もありません。
内容によっては、返信が遅くなることもありますよね。
そんな場合は、
事前に相手に返信が遅くなる旨を連絡しておいたり、
返信期限や優先度を確認することで
迷惑や不要なストレスを与えることを避けることもできます。
ですので、
メールが届いたらすぐに返信しないといけない、
と焦る必要はありません。
メールが届いても慌てない、効率的な対策法
そうはいっても、メールが届くと
少しでも早く返信しなければいけいない
焦ってしまう人もいるかもしれません。
また、返信をし忘れてしまい
誰かに迷惑をかけたことがある人は
また同じことをやってしまわないか
不安に感じるかもしれません。
そこでここでは、メールが届いても慌てないように
事前にルールを作っておくことをおすすめします。
1.返信期限を設ける
メールを確認したら、必ず返信期限を設けるようにしましょう。
返信期限を設定することで、メールの返信を優先的に行うことができます。
2.優先度を設定する
返信が必要なメールに対して、優先度を設定しましょう。
重要度が高い内容を優先的に対応するように予め決めておくと、
焦らずに対応することができます。
3.返信用のテンプレートを用意する
定型的な返信内容に対しては、事前に返信用のテンプレートを
用意することで、効率的に返信することができます。
私は何種類かテンプレートを作るようになってから、
メールの返信がとてもスムーズになりました。
4.返信不要のメールは即別フォルダに移す
返信が必要でないメールは、
即座に別フォルダに移してしまいましょう。
メールが溜まった分だけ、
返信しなければいけないメールを
見落としがちになります。
ですので、すぐにフォルダを分けたり
ツールを活用することで
返信が必要なメールを見落とさないようにしておきましょう。
このように、メールに対する対応方法を考えておくだけでも、
焦って返信することが減りますので、メールの度に業務が
滞ってしまうということは随分と減るはずです。
まとめ
いかがですか。
今回は、メールの返信が遅いとどうなるかについて
お伝えしました。
ビジネスの現場では、
メールやチャットでのやりとりが欠かせません。
時には返信が遅れることで、
問題が生じることがあるので
その都度メールのために手を止めてしまう人も
いると思います。
ですが、
返信期限を設けたり、優先順位を設定をすると
メールの度に業務を中断する頻度を減らせますし、
その場で返信すべきかの判断がしやすくなります。
返信が遅れる場合は、
相手に返信予定日時を伝えるだけでも
相手は安心してあなたからの返信を待ってくれるでしょう。
メールはあくまでも、
相手とのコミュニケーションルールです。
相手がいるということを忘れずに、
バランスよく対応する参考にしていただけたら嬉しいです。
今回はこれで終わりにします。
ではまた。
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