２時間も会議したのに何も決まらなかった…
こんな話を聞くと、「２時間ももったいない」と感じませんか。
しかし、実際はこんな経験をされた方、
たくさんいらしゃるのではないでしょうか。
泥沼になった会議にはできる限り参加したくないですよね。
✓ 時間をかける割に何も決まらない
✓ 結局何がやりたいか分からない
という悩みをよく聞きます。
そこで、今回は「会議で大切な切り分ける話し方」
についてお伝えします。
色んな人が思い思いに発言すると、
その中にある大切なことが埋もれて上手くみつけられません。
大切なことを見つける方法として
今回ご紹介する「切り分け方」を参考にしてみてください。
１．「事実」と「意見」を分ける
問題を複雑に、難しくする一つの原因は、
「事実」と「意見」を混同してしまうことです。
たとえば、後輩が
「うちの会社の会議はつまらないし、
時間も長いからやめるべきではないか」
と怒っていたとします。
果たして後輩の言葉は客観的な事実と言えるでしょうか。
答えはノーです。
「つまらない」も「時間が長い」も、
個人の体感で話している可能性があるからです。
他の人にとっては、意義ある大事な時間かもしれないし、
会議の時間も妥当かもしれません。
特に、怒りや不安から出た言葉は
客観的な事実か、個人の意見なのか
見極める必要があります。
会議中は「事実」と「意見」を分けて、
「事実」を聞き取りましょう。
２．「問題」と「感情」を分ける
「事実」と「意見」の分け方とよく似ているのが
「問題」と「感情」を分けることです。
例えば、部下が締め切りを破ったことに対し、上司が
「締め切りを守らないなんて社会人として失格だ！」
と怒ったとしましょう。
問題は「締切が守れなかったこと」、
感情は「上司が社会人として失格だと怒ったこと」です。
この場合、「締切が守れなかった理由」を本人に確認し、
その後どのような対応が必要になるのか考えるのが最も大事なことです。
上司が怒ったことに対して部下が萎縮してしまい、
さらに状況が悪くなる、ということもあるので、
感情のまま発言するのは避けるべきですし、
受け取る側としても、切り分けて考える必要があります。
会議中は「問題」と「感情」を分けて
「問題」を聞き取りましょう。
「事実と意見」を混同しない、
「問題と感情」を混同しない。
分離することで、感情コントロールの回路が
次第にできあがってくるのです。
３．「自分でどうにかできること」と「できないこと」を分ける
残念ながら、どんなに悩んでも
どうすることもできないことがあります。
どうしようもできないことに注力するのは
極力避けましょう。
例えば、自分の上司が嫌いで
「別の部署に行けばいいのに…」
と思っても、自分ではどうすることもできません。
ほとんどの場合、部下は上司を選べませんからね。
ならば、その上司とうまくやっていく方法を
探した方がよっぽどいい時間になります。
いい関係性を築くために
✓ 上司をよく観察する
✓ 事前報告を欠かさないようにする
など、自分ができることを考えるだけで
前向きに仕事に取り組めるようになります。
感情コントロールの上手な人は、
自分の力が及ばないことに対して思い煩いません。
４．まとめ
いかがですか。
複雑に見えることも、分解して切り分ければ
何に時間を使ったらいいのか見えてきます。
何が問題なのか、今の本題は何なのかを
整理することが会議の本題を掴む第一歩です。
仕事ができる「切り分け上手」な方は、
冷静に人の話を整理して、
スマートに解決することができます。
「思考をシンプルにする」
よければぜひやってみてくださいね。
今回はこれで終わりにします。
ではまた。
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