あのデータ、どこにやったっけ…
確かこのフォルダに保管してた気がするけど…
仕事でもプライベートでも、
多くの人と情報をシェアする時は
データを活用することが増えてきました。
それにも関わらず、
会社のPCフォルダやファイルの整理ができない…
という人は意外と多いです。
整理できない原因の１つとして、
PCのフォルダ管理方法を知らない
という理由があります。
各々が自己流で作業を行っていると、
その人がいなくなった時にデータも見つからなくなります。
資料を探すのに時間がかかってしまうの、
もったいないと思いませんか。
同じ1時間ならもっと価値あることに使いたい！
という人の方が、きっと多いですよね。
そこで今回は、PCのフォルダ管理方法をお伝えします。
私は新人時代にフォルダ整理の資格をもっている先輩から
整理術を教わる機会に恵まれました。
フォルダ管理が上手い人の多くは仕事も早いです。
その秘訣、少しでも知りたいと思った方は是非読んでいってください。
１．フォルダ管理が上手い＝仕事が早い理由
なぜPCのフォルダ管理ができると仕事が早いのか。
それは、人からの質問に即答できるからです。
その結果、仕事が早く信頼できる人としても評価されます。
例えば、他部署の人から
「以前提出した資料Aを見たいので、メールで送ってください」
と言われたとします。
フォルダやファイル管理が上手な人は、
資料Aのデータをすぐに取り出せるので
数分でメールを返信することができます。
相手からすれば、
「すぐ資料送ってもらえてありがたいな。」と感じます。
日々データ管理がうまくできていないと、
資料を探すだけで数十分はかかってしまいますから、
この差は大きいですね。
極端な例と思われるかもしれませんが、
フォルダ管理が上手いとちょっとしたことに時間を割かれることが少なく、
結果として仕事が早く信頼できる人として評価されるのです。
２．データ探しに時間がかかると仕事ができなくなる
先程もお伝えしたとおり、フォルダ管理をしていないと、
資料を探すのに相当な時間がかかります。
その結果、
自分の仕事に集中できる時間が減り、
仕事が遅い人という印象をもたれる可能性があります。
例えば、私の斜め前の席にいる50代の社員は、
資料一つ探し出すのに少なくとも5個以上のフォルダを
クリックして探しています。
結局、すぐに見つからず「後で連絡します」
と回答するのをよく目にします。
資料を探している間に他の仕事が溜まっていくので、
仕事が滞ってしまいます。
仕事ができる人になりたいなら、
データを整理、管理することは出来ていたほうがいいです。
３．フォルダ管理のコツ
ここからは、フォルダ管理するコツについて紹介します。
✓ フォルダ名を仕事の順番にする
✓ フォルダ名の先頭文字は半角英数字にする
✓ 不要なファイルはoldフォルダへ(1) フォルダ名を仕事の順番にする
(1) フォルダ名を仕事の順番にする
フォルダ名を付ける時は、仕事の順番を意識してください。
フォルダが仕事の順番で並んでいれば、
どのフォルダに資料が保管されているか予測できます。
仕事が早い人は何も記憶力が抜群に良い訳ではありません。
｢あの資料はこの仕事に関連してるからここに保管してるな｣
と予測してデータを見つけることができるだけです。
(2) フォルダ名の先頭文字は半角英数字にする
名称の先頭文字を半角英数字にすることで
2つのメリットがあります。
① 順番に並べることができ、検索性が上がる
フォルダの名称の先頭文字を半角英数字にすることで、
数字やアルファベット順にファイルを並べることができます。
仕事の順番に数字をつけておくと、ファイルを開いた瞬間に
どこに何があるのか分かります。
②キーボードで移動できる
キーボードを押すだけで移動できるのも便利です。
フォルダの頭文字の数字やアルファベットを押すだけで、
該当フォルダに移動できるのです。
例えば、キーボードで「05」と押すと
「05_中間報告資料」のように
05とつけたフォルダをすぐ選択できます。
マウスで選択する必要がなくなるので、
操作が早くなりますよ。
(3) 不要なファイルはoldフォルダへ
不要なフォルダを
削除すると効率よく仕事ができます。
しかし、削除する時に
「きっともう使わないけれど、削除するのは不安」
と感じる事、ありますよね。
そこで、「old」というフォルダを作成し、
そこに保管しておく方法をオススメします。
私はいつもoldファイルを活用しています。
４．チームのフォルダを最新状態にする方法
フォルダを管理する上で、
常にファイルが最新版であることはとても大切です。
でも、意外とそうなっていない事が多いです。
その理由は、
メンバーが独自の最新版をデスクトップで作っているから。
あなたの個人PCのデスクトップ、キレイですか。
多くの人が、デスクトップに色んなものを
「個人持ち」していて、データが共有されていなかったりします。
個人持ちをしていると、
どのファイルが最新なのか、わからくなってしまいます。
それを避けるために、
デスクトップにファイルを置かない
をチームで徹底しましょう。
デスクトップに置いたファイルは存在を忘れてしまいますし、
デスクトップがファイルだらけになってしまうと、
都度ファイルを探すことになるので、集中力が落ちます。
デスクトップで保管しても、メリットはありません。
情報更新は全てフォルダ内で行うことをお勧めします。
５．まとめ
いかがですか。
今回は、時短できる仕事術としてPCフォルダの整理、管理方法について
お伝えしてきました。
今回ご紹介した方法を試していただくだけでも、
PCやあなたの頭の中が整理されてスッキリします。
何事もシンプルな状態にしておくと、
自分のやりたい事を最短で、しかも注力出来るようになります。
フォルダ管理の方法を初めとする時短術は、
本やインターネットで数多く紹介されていますが、
まずはこの記事を入門編として頂けると嬉しいです。
「これは使えそうだ！」と思える内容だけでも
試してみるてください。
この記事を読んだあなたが、
仕事の効率化があがり、大事な仕事に集中できるようになれば嬉しいです。
今回は、これで終わりにします。
ではまた。
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