頭の中で伝える事を整理していても、相手に話すと伝わらない…
どうやったら伝えられるんだろう…
こんな悩みを持たれたことがある方は、
多いのではないでしょうか。
仕事中に必要な進捗状況の報告、相談。
この時に相手に伝えたい事が伝わらないのは問題ですよね。
とはいえ、コミュニケーションをとる際に
相手に伝えたいことが伝えられないのはよくあることです。
ですが、この話し方、鍛えられるのはご存知ですか。
今回は
-
- 話をしている間に何を言いたいかわからなくなった
- 言いたいことの半分も言えなかった
- 伝えはしたが相手の反応が良くなかった
という方のために、「伝え方のポイント」を4つご紹介します。
１．伝える事が理解できている
相手に何かを伝える時、そこには必ず目的があります。
当たり前のことと思われるかも知れませんが、
誰に何を伝えるのかを明確にしましょう。
「誰に」「どんな内容を」「なぜ伝えるのか」を明確にすればOKです。
この「明確に」がポイントです。
これは相談しておいた方がいいな、と漠然と思うことがあっても、
なぜそう思ったのか、自分の中で整理することが大事です。
自分で整理できていないと、途中から自分でも何を話しているのか
分からなくなってしまうので注意が必要です。
相手の時間を奪ってしまうことになるので、
声をかける前に整理することをオススメします。
２．話を簡潔にする
あれもこれも伝えたほうがいいと思うと、
ついつい話が長くなってしまいますよね。
しかし、残念ながら、
長い話は、あまり好まれません。
よく結論から話をするといい、と言われているのはこのためです。
相手が聞きたいことはなんでしょうか。
例えば、進捗状況を聞きたいなら
・順調なのか遅れがちなのか
・遅れがちならその理由は何なのか
・進捗を早めるための提案はあるのか
など、ある程度ポイントが絞られるはずです。
ポイントを端的に伝える、という位
シンプルに考えて伝えてみてください。
３．主語を明確にする
人は、無意識のうちに言葉を省きます。
特に主語を言わずに話すことは多いです。
しかし、「誰が言っているのか」「何を考えているのか」など、
主語がないと相手は内容を理解しにくくなります。
できる限り、主語を伝える様に意識してみてください。
特に資料作成する際は要注意です。
資料作成側としては主語が明らかなので省いていても
見る側からすると非常に分かりづらい資料とないます。
上司から注意を受ける前に、確認の上、主語を入れておきましょう。
４．事実と自分の考えを分ける
根拠となるデータと個人的な意見や考えを分けましょう。
この２つを別に述べることで、話が伝わりやすくなります。
一方で、事実と自分の意見を混ぜてしまうと、
相手は何か言いたいのか分からなくなります。
「事実」とはその真偽を証明できるもの。
「意見」とはその真偽を証明できないもの。
例えば、上司が
「お客さん、うちに決めてくれた？」質問したとしたら、
「その場では決めてくれませんでした。
金額について「交渉の余地はあるか」と聞かれました。
ただ、金額の折り合いさえ付けば、決めてくれると話していました。」
と回答できれば納得感があります。
お客様が実際に聞いたことや話したことを伝えているからです。
しかし、実際によくある回答は、
「まだ決めていませんが、おそらく大丈夫だと思います。」
という、お客様と実際に会って話した感覚を、
自分の意見として伝えることが多いですね。
自分の思いを伝えることは大切ですが、
相手からすると、「なんで大丈夫だと思うの」と思ってしまいます。
まとめ
いかがですか。
今回は、伝え方のコツとして４点をお伝えしました。
伝え方は練習すると上達します。
少しずつ、伝え方を上達させていき、
日々のコミュニケーションが円滑にとれるようになりましょう。
練習する中で、自分の話し方の癖を
見つけてみてください。
自分の話し方が分かると、練習しやすくなりますよ。
今回はこれで終わりにします。
ではまた。
コメント