仕事に追われる毎日。
疲労からつい手を抜いてしまい、
結局残業が当たり前になってしまう…。
という人も多いのではないでしょうか。
しかし、仕事量が多いからと言って、
必ずしも残業が必要なわけではありません。
今回は、仕事量を減らすための３つの方法をご紹介します。
仕事を優先度に分類する
優先順位をつけることが大切だ、という話は
きっと何度も聞いたことがあるでしょう。
実際に重要な仕事を先に対応することで、
余裕を持って他の業務にも対処できるようになります。
ですので、ここでは具体的な優先度の決め方を紹介します。
「エッセンシャル・ジャンクティング」
重要度と緊急度を考えるという方法です。
仕事を4つのカテゴリーに分けて、
それぞれの重要度と緊急度を評価しましょう。
4つのカテゴリーというのは、
- 重要で緊急なもの
- 重要だが緊急でないもの
- 緊急だが重要でないもの
- 重要でも緊急でもないもの
です。
この方法を使うことで、
仕事の優先度を見極めやすくなります。
重要で緊急な仕事はすぐに対応し、
重要だけど緊急でない仕事はスケジュールに組み込む。
緊急だけど重要でない仕事は他の人に任せて、
重要でも緊急でもない仕事はやめる。
このように、ルールを決めて優先順位を考えるだけで
仕事が整理しやすくなります。
効率的なスケジュール管理
優先順位を決めたら、
次はスケジュール管理をしましょう。
仕事を進める上で、
スケジュール管理は欠かせません。
やるべきことを把握し、
スムーズに仕事を進めることで
残業時間を減らすこともできます。
特にこの３つのポイントを意識してみましょう。
- 1日の予定を前日の夜に確認する
- 必要な仕事には必ずスケジュールを設定する
- 余裕をもってスケジュールを設定する
一番意識して欲しいのは、
必ず余裕を持ってスケジュールを立てるということ。
仕事をする上で、
急な予定変更や急ぎの案件が入ってくるのは
日常茶飯事です。
もし他の仕事が入ってきても柔軟に対応できるように、
事前に余裕を作っておくと心にゆとりが生まれますので
ぜひやってみてください。
テクノロジー・ツールを活用する
最後に、仕事量を減らすためには私たちが
できる限りテクノロジーを活用することも大切です。
例えば、
タスク管理ツールやプロジェクト管理ツールを使って、
仕事の進捗状況を管理することができます。
自動化ツールを使って
繰り返しの作業を自動化することもできますね。
今だと、アイディア出しなどでは私たち人間よりも
ChatGPTなどのツールを使ったほうが
多くの切り口からアイディアを出してくれます。
今の時代に生きる私たちにとって、
今あるテクノロジーを使わない手はありません。
もちろん、まだ進化途中のものもありますし、
私たちだからこそできることもたくさんあります。
ですが、純粋に仕事の量を減らすという場面では
私たち人間よりもツールにおまかせした方が
短時間で精度の高いものを作り上げてくれることもあります。
ぜひ部分的にでも活用してみてくださいね。
まとめ
いかがですか。
今回は、
仕事量を減らす３つの方法を紹介しました。
日々の仕事量が多く、
ストレスを感じている方は
ぜひ取り入れてみてください。
仕事量を減らし、
効率的に仕事を進めることができれば
仕事に対するストレスも軽減され、
よりよい毎日を送ることができます。
今回の内容が何かのお役に立てたら嬉しいです。
今回はこれで終わりにします。
ではまた。
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