【意外と知らない】仕事の引き継ぎがうまくできない理由

以前、こちらの記事でうまく引き継ぐポイントについてお伝えしました。

https://lapislazuli-blue.com/hikitugi_business_well/

自分が業務を引き継ぐ時のポイントとして活用していただきたいと思い
記事にしましたが、業務の引き継ぎに頭を悩ませている方は多いです。

業務の引き継ぎがスムーズに出来てたという話はほとんど聞かず、
一方で失敗事例はたくさん見てきました。私自身も体験しました。

そこで今回は、業務の引き継ぎがうまくいかない理由を
もう少しお伝えします。

１．引き継ぎがうまくいかない理由

引き継ぎには「引き継ぐ人」と「引き継がれる人」がいます。

引き継ぎがうまくいかないのは、このどちらか、または両者に問題がある
と思われがちですが、実はそれ以外のことが理由になることもあります。

例えば、その原因はマネージャーにあるかもしれませんし、
経営陣にあるかもしれません。

場合によって、
業務の引き継ぎは担当者間で解決出来ないことがあります。

実はこれが、引き継ぎがうまくいかない理由です。

例えば、

他にも様々なことが理由として挙がるでしょう。

各々が自分なりに頑張っても、他に原因があればうまくいかないですよね。

どれだけマニュアルをしっかり作っても、
引き継ぐ先がない…という話は実際よく耳にします。

本来、引き継ぎは、急いでするものではありません。

日頃から、他のスタッフでも基本的なことができる状態になる様、
長期的に取り組んでいく必要があります。

ですので、

など、日頃から気にかけていないと、
うまくいく可能性の方が低くなります。

２．土壇場の引き継ぎが失敗する理由

現場で引き継ぎがうまくいかない理由は、
前任者の立場になればよくわかります。

前任者が後任者に業務を引き継ぐ時は、
前任者の退職もしくは異動が間近になったときです。

極論、前任者は引継ぎをしなくても痛くも痒くもありません。
困るのは後任者たちのみです。

もちろん多くの人はしっかり引継ぎますが、
パワーバランスは偏ります。

例えば、前任者が

✓ 自分のやり方を人に教えたくない
✓ 自分の仕事は大変だから引き継ぎが難しい

とアピールして、うまく引き継がれない問題になります。

実際に他社にいた友人から、

「○○さん（退職した人）が作ったマニュアルが全部消えていた」

という話も聞きました。

前任者に責任感があることを前提に引き継ぎが行われていると、
うまくいかないことが多々でてきます。

３．仕事が円滑に回る方法

ここまでお伝えした通り、直前の引き継ぎは
高確率でうまくいかないでしょう。

ですので、チームをまとめる人は以下のことを意識してみてください。

(1) ジョブローテーション

計画的にジョブローテーションができれば、
何かあった時に別の人（以前の経験者）にサポートをお願いできます。

これができると、
特定の人に権限が集まらないので、仕事が偏らなくなります。

大変ですが、業務の可視化・標準化のためにもオススメです。

(2) 複数人体制

常時、複数人体制にするのも有効です。

「そんなにスタッフはいないよ」という声が聞こえてきますが、
行き過ぎた効率化はかえって非効率になる場合もあります。

ギリギリまで経費を削った結果、仕事が満足にできなくなる位なら、
繁忙期だけでも人数を増やしたりして、業務を知っている人を増やすといいですよ。

(3) スタッフとの円滑な人間関係構築

どのような理由で部門を去るのだとしても、

と思ってもらえるような人間関係を日頃から作りましょう。

仕事として引き継ぎはやるべきことですし、
人間関係を理由に手を抜くというのはおかしな話です。

しかし、人間は感情的な生き物ですから、

「この人達が後々も安心して働けるようにしておこう」

と思ってもらえたほうが引き継ぎは捗り、精度も上がります。

４．まとめ

いかがですか。

残念ながら、当事者同士がどれだけ頑張っても
引き継ぎがうまく行かない場合が多々あります。

例えば、

人事異動の打診あってから、
引き継ぐ相手と一度も顔を合わせられない

ということになれば、本人たちがどれだけ頑張っても
うまくいくイメージが持てないですよね。

だからこそ、できることなら

いざという時に他の誰かがフォローできるように
それぞれが準備しておくことが大切だと思います。

この記事があなたにとってお役に立てたのであれば嬉しいです。

今回はこれで終わりにします。
ではまた。