先日、別の記事で「伝えたい事を明確にする」
という話をしました。
今回は、この内容をもう少し詳しくご紹介します。
伝えた内容に対して、相手にどんな反応をして欲しいのか。
今回お伝えするポイントを意識して話すことで、
相手から欲しいリアクションをもらいやすくなります。
良ければ是非お試し下さい。
目的を４つに分類する
仕事で相手に話しかける時、そこには必ず目的があります。
目的は大きく以下の4つに分けることができます。
・情報共有(報告)
・承認依頼(判断)
・意見・アドバイス(相談)
・協力(依頼)
１．情報共有(報告)
1つ目は「情報共有」です。
相手に知っておいてほしいという目的ですので、
客観的な事実を要点にまとめて伝えれば目標達成です。
情報を共有したい場合は
内容(事実)を「要点を絞って伝えること」に注力しましょう。
２．承認依頼(判断)
2つ目は「承認依頼」です。
伝える内容に対して、YesかNoの判断、
もしくは提案に対して承認依頼をする目的があります。
この場合は、相手が承認するために必要な情報を準備し、伝えることが重要です。
伝える内容の中に、判断材料や、承認に必要そうな情報を
入れ込むことで相手がスムーズに判断できるようになります。
３．意見・アドバイス
3つ目は「意見・アドバイス」です。
伝える内容に対して、相手に意見、フィードバックをもらう事が目的です。
この場合、ただ漠然と「意見・アドバイスをください」と伝えるのはNGです。
あなたが
・「何について」迷っているのか
・「どんな観点で」意見やアドバイスをもらいたいのか
を伝えることが大切です。
４．協力依頼
最後は、「協力依頼」です。
言葉の通り、相手に何らかのアクションを求める目的があります。
・一緒に得意先に同伴して欲しいのか
・プレゼン資料をチェックして欲しいのか
何をお願いしたいのか具体的に伝えましょう。
内容をわかりやすく伝え、理解してもらうことは前提としてありますが、
そのうえで、相手にどんなアクションを求めているのかを伝えることが重要です。
まとめ
いかがですか。
相手に何か伝えたい時は、必ず目的があります。
目的が違うと相手に伝えるポイントが少しずつ違うので、
「何のために」相手に伝えるのかを整理して話すだけでも
わかりやすさが変わります。
これから相手に何かを伝えにいく時は、
何のために話をするのか、しっかりと整理しましょう。
今回は、これで終わりにします。
ではまた。
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