｢情報収集｣の落とし穴

仕事が終わるのはいつも夜遅い時間。

一生懸命に働いているのに、
気がつくと時間が足りない。

働き方改革で、
昔に比べて就業時間自体が短くなっていることもあり、
このような悩みを持っている社会人が増えています。

今回は、そんな人に向けて
効果的な情報収集の仕方についてお伝えします。

なぜ「情報収集の仕方」を取り上げるのか

時間が足りない。

その悩みに対して「情報収集の仕方」をお伝えするのは
少し違和感があるように感じられる方もいるかもしれません。

ですが、あなたにはこんな経験、ありませんか。

「ネットで調べ物をしていたら、いつの間にか
全然違う記事を見ていた。」

実は、私たちは何らかの作業を始めると
モチベーションが高まり、ドーパミンが分泌されるので、
作業を続けること自体が快感になってしまい、
作業時間が自然と延びてしまいます。

脳から「作業を続けるように」と信号が出されているんです。

また、一種の興奮状態にあるので、
判断力が鈍り、目的を見失いやすくなります。

最初は目的があって情報収集していたのに、
気づけば情報収集自体が目的になっていたり、
違う記事に興味をもつようになるのはこのためです。

情報収集はとても大切なことなのですが、
実は、時間を奪われていることがよくあるんです。

短時間で締め切りを設定する

ですので、
情報収集をする時に意識してほしいのは、
効率と効果の両立を重視する、ということ。

あらゆる作業に締め切りを設けるといい、と言われるように
情報収集でも、必要以上の時間をかけないように
時間を区切って検索することが大切です

検索をする際は、探す対象を明確にして、
検索時間を5分程度に収めてみる。

これだけでとても効率がよくなります。

５分だなんて短すぎる、という人もいるかもしれません。

確かに、５分はあっという間ですよね。

ですが、時間を短く区切っておかないと、
気づけば情報収集に多大な時間を費やしてしまいます。

先程お伝えしたのがその理由ですが、
近年で多くの誘惑があるので、これくらい短くしておくのが
ちょうどいいと感じています。

例えば、
Googleで検索すると多くの情報を得られますが、
関係のない情報も目に飛び込んできますよね。

Googleは、ユーザーに商品を買ってもらうために、
私たちの目を誘導し、広告主の情報に引きつけます。

もちろん、貴重な情報を見つけることもありますが、
Google検索をし続けたからといって、
その時間に応じていい情報が入るわけではありませんよね。

むしろ、検索と確認の作業を繰り返せば達成感は得られますが、
作業効率は落ちてしまいますので、
調べることを明確にし、時間を区切ることをおすすめします。

調べたいことをメモにストックしておいて、
まとめて一気に検索するのもおすすめです。

行動心理学的にも時間を区切る、は正しい

とはいえ、途中で手を止めたら、
かえって集中力が途切れて
効率が悪くなりそうだと思う方もいるかもしれません。

ですが、作業を中断する効果は、
行動心理学的にも正しいと言われています。

心理学用語で、
「心理的リアクタンス」「ツァイガルニク効果」
という言葉があります。

心理的リアクタンス
　→行動を制限されると、余計にそれをしたくなる心理現象
ツァイガルニク効果
　→達成できたことよりも達成できなかったことを覚えている心理現象

仕事の中断時間を決めても、その時間が迫ってくれは
「何とかキリがよいところまでは作業を終わらせたい」
という思いから処理スピードが上がります。

途中で休憩をはさんでも仕事の続きが気になるので、
休憩後も集中力を保ったまま仕事を継続できます。

集中力を2時間も3時間も保って作業するのは難しく、
現実的ではありません。

仮に長時間集中できても、
それを常に発揮するのは困難です。

時間制限を設けて無駄な作業興奮を抑えるために、
こまめに休憩する。

こうすることで集中力を保てる時間の頻度を増やす方が無理なく
効率を上げることができます。

大事なのは「情報」を「自分の考え」に変えること

情報収集を効率よくすることを
おすすめする理由はもう１つあります。

それは、
人の心は情報だけでは動かせないから、です。

人とコミュニケーションをとるためには、相手に共感しながら、
自分が伝えたいこと、相手が知りたいことのバランスを考える必要があります。

そうしないと、相手の気持ちは動かないからです。

情報は確かに大切ですが、相手が知りたいのは
情報ではなく情報から得られた推察や考えです。

ですので、必要最低限の情報を集めたら、そこから

• 自分自身で考えた見解
• 情報から導き出せそうな共通点や相違点

を見つける時間にあてた方が
仕事がうまくいく可能性が高いです。

ＨＰに載っている情報だけ説明されても、
「で、結局あなたはどう思うの？何をしたいの？」
と思われてしまいます。

情報収集の目的は、
情報を集めるため、だけではありません。

1時間あるとしたら、情報収集は５分程度で終わらせ、
そこから自分は何を考えたのかを表現する時間
を作ってみてください。

まとめ

いかがですか。

今回は、効率のよい情報収集についてお伝えしてきました。

忙しくて時間がないと心の余裕がなくなり、
パフォーマンスが落ちてしまいます。

私たちの時間は有限です。
そしてまた、集中力やエネルギーも有限です。

時間を作り、心のゆとりをつくるためにも、
今回お伝えした情報収集の方法についてお試しいただけたら
嬉しいです。

情報収集する本当の目的、
これを忘れずに上手く時間を活用してみてくださいね。

今回はこれで終わりにします。
ではまた。